Datenschutzordnung des Instituts für Internationalen Technischen Vertrieb, Aalen (IVA)

gemäß DS-GVO

 

1. Grundsatz, Art und Umfang von Mitgliederdaten

a. Die personenbezogenen Daten der Mitglieder sind zu schützen
b. "Personenbezogene Daten" sind alle Informationen, die sich auf eine identifizierbare natürliche Person beziehen
c. Verarbeitung der Daten
d. "Verarbeitung" ist jeder, mit oder ohne Hilfe automatisierter Verfahren, ausgeführter Vorgang oder jede solche Vorgangsreihe im Zusammenhang mit personenbezogenen Daten wie das Erheben, das Erfassen, die Organisation, das Ordnen, die Speicherung, die Anpassung oder Veränderung, das Auslesen, das Abfragen, die Verwendung, die Offenlegung durch Übermittlung, Verbreitung oder eine andere Form der Bereitstellung, den Abgleich oder die Verknüpfung, die Einschränkung, das Löschen oder die Vernichtung.
e. Zu diesem Zweck werden die erhobenen mitgliederbezogenen Daten auf das Minimum begrenzt
f. Der Umfang der erhobenen Daten ist in der angefügten Maximalliste geregelt
g. Bilder bzw. Videos stellen Daten im Sinn der DS-GVO dar.



2. Verwendung der Daten

a. Die Daten der Mitglieder werden vom Kassierer verwaltet. Sie werden einzig zur satzungsgemäßen Erreichung der Vereinsziele benutzt. Eine andere Verwendung ist ausgeschlossen
b. Werden Bilder veröffentlicht, muss dies die Vereinsziele unterstützen. Ihre Verwendung, z.B. als Dokumentation einer Exkursion, ist genau zu prüfen.
c. Der Vorstand kann auf Verlangen diejenigen Mitgliederdaten erhalten, die er benötigt, um die in der Satzung festgelegten Ziele des Vereins zu erreichen, z.B. zum Versenden einer Rundmail an alle Mitglieder, Einladung zu Versammlungen etc. In Rundmails sind die Email-Adressen unter BCC aufzuführen



3. Erhebung, Speicherung

a. Die Mitgliederdaten werden bei Vereinseintritt erhoben und in dem dafür vorgesehenen Dateisystem gespeichert. Ein Dateisystem ist jede strukturierte Sammlung personenbezogener Daten, die nach bestimmten Kriterien zugänglich sind, unabhängig davon, ob diese Sammlung zentral, dezentral oder nach funktionalen oder geografischen Gesichtspunkten geordnet geführt wird.
b. Die Anmeldungsoriginale werden vom Vorstand aufbewahrt
c. Der Vorstand erhält regelmäßig eine Kopie der Mitgliederliste mit deren Kontaktdaten. Eine weitere Verbreitung der Daten im Verein ist nicht zulässig
d. Die Pflege und Verwaltung der Mitgliederdaten obliegt dem Kassenwart.
e. Die Aufbewahrungsdauer der Mitgliederdaten beläuft sich auf die Zeit der Mitgliedschaft



4. Löschung der Daten

a. Bei Austritt aus dem Verein werden die Mitgliedsdaten gelöscht.
b. Die Mitgliedschaft im Verein erlischt mit Ablauf des Jahres, in dem der Austritt schriftlich erklärt wurde
c. Für die ordnungsgemäße Lösung der Daten ist der Kassenwart verantwortlich
d. Auf Antrag werden Bilder, auf dem der Antragsteller abgebildet ist, aus dem Internet und den Datenbeständen des Vereins gelöscht



5. Pflichten des bzw. der Verantwortlichen

a. Verantwortlicher ist eine natürliche oder juristische Person, Behörde, Einrichtung oder andere Stelle, die allein oder gemeinsam mit anderen über die Zwecke und Mittel der Verarbeitung von personenbezogenen Daten entscheidet
b. Verantwortliche in diesem Sinn sind zwei der Vorstände sowie der Kassenwart als Ausführender
c. Der Kassenwart sichert die Mitgliederdaten vor Verlorengehen und fremden Zugriffen
d. Er schützt seinen Rechner durch ein wirksames, aktuelles Anti-Viren-Programm und legt die Daten in einem geschützten Bereich ab
e. Er berichtet dem Vorstand, wie er dies sicherstellt
f. Tritt der Kassenwart von seinem Amt zurück, händigt er alle Daten dem Nachfolger oder dem Vorstand aus und bestätigt durch Unterschrift, dass er alle Programme und Daten in seinem Einflussbereich endgültig gelöscht hat



6. Verarbeitungsverzeichnis

a. Alle Personen, die die Mitgliederdaten handhaben, sind zur Führung eines Verarbeitungsverzeichnisses verpflichtet
b. Das Formular hierzu ist in Anlage 2 aufgeführt



7. Rechtmäßigkeit der Verarbeitung

Die Verarbeitung personenbezogener Daten ist nur rechtmäßig, wenn für die Verarbeitung eine Rechtsgrundlage besteht.



Anlage 1






Anlage 2






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